Assistente Administrativo

Uma empresa anónima do Grupo A, que actua no ramo de produtos petrolíferos, está a recrutar um Assistente Administrativo, para Maputo, em Moçambique.

Objectivo da Função: O(A) profissional será responsável pelos serviços corporativos e cultura organizacional.
Tem como missão assegurar a gestão integrada e eficiente das residências em Maputo (casa dos Administradores e a casa de hóspedes), garantindo elevados padrões de organização, qualidade operacional e controlo financeiro, e apoiar no enraizamento da cultura no escritório de Maputo

Assegurar o funcionamento diário eficiente das residências (casa dos Administradores e casa de hóspedes), garantindo elevados padrões de serviço, conforto e discrição
Garantir padrões de housekeeping de nível executivo, incluindo limpeza, arrumação, reposição de consumíveis e controlo rigoroso da qualidade dos espaços
Supervisionar a apresentação estética e funcional dos ambientes (iluminação, climatização, organização), assegurando consistência e elevado padrão
Coordenar serviços de lavandaria, tratamento de roupa, refeições e apoio doméstico, garantindo qualidade, discrição e atenção ao detalhe
Gerir logística, abastecimento e stocks (alimentos, bebidas e consumíveis), assegurando disponibilidade contínua e controlo eficiente
Organizar e acompanhar a recepção e estadia de hóspedes, garantindo acolhimento profissional e experiência de elevado padrão
Coordenar necessidades logísticas associadas às residências, incluindo transportes e apoio as agendas
Definir e implementar rotinas, protocolos de serviço e checklists operacionais, assegurando consistência e melhoria contínua
Identificar, propor e acompanhar necessidades de manutenção preventiva e corretiva, garantindo rapidez, qualidade e mínima disrupção
Gerir a relação com fornecedores, assegurando níveis de serviço exigentes, cumprimento de prazos e controlo de qualidade
Garantir elevados padrões de segurança, controlo de acessos e confidencialidade nas residências

Assegurar um serviço de suporte integral aos Administradores, garantindo elevados níveis de conforto, privacidade e eficiência
Gerir de forma personalizada o quotidiano dos Administradores, com conhecimento das suas preferências, assegurando antecipação e consistência
Actuar com elevada proatividade e discrição, garantindo resposta rápida, eficaz e sem falhas
Coordenar serviços associados à residência (hospitalidade, refeições, transportes e eventos privados), assegurando execução de alto padrão
Garantir preparação antecipada de contextos operacionais (chegadas, reuniões e recepção de convidados), assegurando fluidez e organização
Actuar como ponto central de coordenação entre os Administradores e as equipas de apoio, garantindo alinhamento e confidencialidade
Monitorar a qualidade do serviço e implementar melhorias contínuas
Identificar, avaliar e propor prestadores de serviços locais (ex.: restaurantes, catering, lazer), assegurando qualidade e adequação ao perfil dos Administradores
Gerir imprevistos com controlo, discrição e eficácia, salvaguardando o conforto e a imagem dos Administradores

Coordenar e supervisionar a equipa afeta às residências e ao apoio do escritório, assegurando organização, produtividade e qualidade de execução
Definir rotinas, distribuir tarefas e garantir disciplina operacional, com acompanhamento regular de desempenho
Assegurar a gestão funcional do dia-a-dia do pessoal do escritório, promovendo proximidade e apoio em temas operacionais e humanos
Promover um ambiente de trabalho respeitoso, colaborativo e orientado para resultados, alinhado com os valores da organização
Monitorizar o clima organizacional, identificando necessidades, riscos ou disfunções, e propondo ações corretivas
Gerir conflitos com equilíbrio e discrição, assegurando soluções construtivas
Identificar necessidades humanas e operacionais das equipas, propondo melhorias de bem-estar, organização e eficiência
Apoiar a implementação de iniciativas de cultura organizacional, garantindo adesão e consistência
Contribuir para a integração de novos colaboradores, assegurando alinhamento com normas e expectativas
Promover boas práticas de comunicação interna e alinhamento entre equipas

Assegurar o controlo operacional das despesas associadas às residências, garantindo rigor, organização e rastreabilidade
Registar, classificar e organizar documentação financeira (facturas, recibos, contratos), mantendo arquivo estruturado e auditável
Preparar mapas de controlo e reportes operacionais para suporte à análise do Gestor de Escritório
Apoiar na execução e acompanhamento de orçamentos operacionais, sinalizando desvios
Validar preliminarmente facturas e serviços prestados antes de envio à área de contabilidade
Assegurar articulação eficiente com a Técnica de Contabilidade, garantindo informação completa e atempada
Acompanhar fornecedores do ponto de vista administrativo e operacional
Manter controlo atualizado de compromissos financeiros recorrentes
Garantir disciplina administrativa e financeira no dia-a-dia

Formação Académica: Licenciatura Gestão Hoteleira (noções de gestão de recursos humanos é uma vantagem)
Experiência Profissional: 1 ano de experiência comprovada em gestão de residências, hotelaria, instalações ou funções similares
Conhecimentos de gestão administrativa e controlo financeiro (nível básico a intermédio)
Capacidade de organização, planeamento e controlo de múltiplas actividades
Domínio de ferramentas básicas do Microsoft 365
Fluência em português (valorizado inglês)
Competências Comportamentais:
Discrição e confidencialidade absolutas
Forte sintonia com os valores organizacionais
Elevado sentido de responsabilidade e fiabilidade
Forte capacidade de organização e atenção ao detalhe
Proatividade e capacidade de antecipação
Comunicação clara, objetiva e estruturada
Capacidade de trabalhar com autonomia, respeitando hierarquia
Resiliência e capacidade de lidar com exigência e imprevistos